Pravidla ochrany osobních údajů

Pravidla ochrany osobních údajů v rámci nařízení GDPR

Platnost od 25.5.2018

Identifikační údaje správce

    Správcem osobních údajů (provozovatel obchodu - prodejce) je obchodní firma: Vladimír Boreš VIACO, se sídlem: Dr. Milady Horákové 531/90, 460 07, Liberec, Identifikační číslo: 11435259, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném u Krajského soudu v Ústí nad Labem, oddíl A, vložka 13839, telefon: 485 110 088

Právní základ zpracování osobních údajů

    1. Splnění smlouvy -  zákonným důvodem zpracování osobních údajů zákazníka (subjekt údajů) je skutečnost, že toto zpracování je nezbytné pro uzavření a plnění kupní smlouvy mezi zákazníkem a prodejcem -  provozovatelem obchodu (správce osobních údajů), nebo pro provedení opatření přijatých Správcem před uzavřením kupní smlouvy či  poskytováním  služby zákaznické podpory. Právním základem zpracování osobních údajů je článek 6 odst. 1 písm. b) Nařízení o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále jen "Nařízení GDPR") a  v případě vyřizování reklamací článek 6 odst. 1 písm. c) Nařízení GDPR.

   2. Splnění právních povinností, které se na Správce vztahují, ve smyslu čl. 6 odst. 1 písm. c) nařízení, a to konkrétně zejména splnění povinností uložených správci obecně závaznými právními předpisy, zejména zákonem č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů, zákonem č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů, a zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů.

   3.  Souhlas se zpracováním osobních údajů udělený subjektem osobních údajů (zákazníkem).

      Informace o zákaznících jsou uchovávány a je s nimi nakládáno v souladu s platnými zákony České republiky, zejména se zákonem o ochraně osobních údajů č. 101/2000 Sb. ve znění pozdějších dodatků a předpisů  a v souladu s podmínkami souhlasu, je-li u takového zpracování zákonem vyžadován. Příslušným právním předpisem je především Nařízení GDPR, aplikovatelný zákon o ochraně osobních údajů v účinném znění a ostatní aplikovatelné obecně závazné právní předpisy.

I. Nákup zboží prostřednictvím e-shopu, plnění kupní smlouvy, vyřizování reklamací

    Osobní  údaje  jsou  prodejcem  vyžadovány a zpracovávány pouze v rozsahu nezbytně nutném pro daný  účel,  kterým je uzavření a plnění smlouvy mezi zákazníkem a prodejcem,  realizace přepravy, sledování zásilky, komunikace se zákazníkem týkající se plnění smlouvy, zajištění plnění ze smlouvy a uplatnění nároků z vad dodaného zboží.

    Osobní údaje zákazníka jsou zpracovávány po dobu trvání účinků práv a povinností ze smlouvy a uplatňování nároků z těchto smluvních vztahů ( zahrnuje dobu od okamžiku objednání zboží do okamžiku projití záruční doby) a dále po dobu nutnou pro účely archivace podle příslušných obecně závazných právních předpisů, nejdéle však po dobu stanovenou obecně závaznými právními předpisy. Za účelem plnění zákonné povinnosti archivace účetních dokladů na základě zákona č.563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, dále zákona o archivnictví a evidenci nebo zákona o dani z přidané hodnoty, budou daňové doklady vč. osobních údajů zákazníků zpracovávány a uchovávány po dobu 10 let počínaje rokem následujícím po roce, v němž došlo k uzavření smlouvy mezi Správcem a subjektem údajů. Po uplynutí doby uchovávání osobních údajů Správce osobní údaje vymaže.

    Právním základem zpracování osobních údajů v případě nákupu zboží prostřednictvím e-shopu (plnění kupní smlouvy, uplatnění reklamací) je  článek 6 odst. 1 písm. b) a c)  Nařízení GDPR.

   Rozsah zpracovávaných údajů:  jméno, příjmení, obchodní firma, telefonické spojení, e-mailová adresa, adresa bydliště, číslo účtu (v případě odstoupení od smlouvy), identifikační číslo podnikající fyzické osoby a daňové identifikační číslo podnikající fyzické osoby, údaje o zakoupeném zboží. 

II. Registrace nového zákazníka (zřízení zákaznického účtu)

    Registrace nového zákazníka je zcela dobrovolná, neboť Správce umožňuje provedení nákupu v internetovém obchodu  i bez zřízení zákaznického účtu. Do okamžiku, než potenciální zákazník uzavře se Správcem kupní smlouvu (tj. stane se zákazníkem) a následně po splnění všech povinností z uzavřené kupní smlouvy Správce nebude s osobními údaji nakládat jinak než pro účely vedení zákaznického účtu; tím však není dotčena možnost Správce zpracovávat osobní údaje na základě jiných právních základů.

    Osobní  údaje  jsou  Správcem  vyžadovány a zpracovávány pouze v rozsahu nezbytně nutném pro daný  účel,  kterým je registrace nového zákazníka za účelem možného uzavření a plnění budoucí kupní smlouvy, vč. následné realizace přepravy, sledování zásilky, komunikace se subjektem údajů týkající se plnění smlouvy, zajištění plnění ze smlouvy, uplatnění nároků z vad dodaného zboží. 
   V případě registrace zákazníka jsou osobní údaje zpracovány na základě udělení souhlasu subjektu údajů a to na dobu do odvolání souhlasu, respektive do doby žádosti o ukončení zpracování těchto údajů pro daný účel zaslané na některou z kontaktních adres, nejdéle však po dobu 3 let.  Po uplynutí doby uchovávání osobních údajů Správce osobní údaje vymaže.

   Rozsah zpracovávaných údajů: jméno, příjmení, obchodní firma, telefonické spojení, e-mailová adresa, adresa bydliště, identifikační číslo podnikající fyzické osoby a daňové identifikační číslo podnikající fyzické osoby. 

III. Poskytování  služby  zákaznické podpory

   V rámci poskytování služeb zákaznické podpory, mezi něž patří e-mailový dotaz zákazníka na prodavače, zasílání informací o produktech na základě přání zákazníka  či možnost e-mailové diskuse,  jsou osobní údaje zpracovány na základě udělení souhlasu subjektu údajů. Osobní údaje jsou zpracovávány po dobu nezbytnou pro poskytnutí podpory požadované zákazníkem. Rozsah zpracovávaných údajů: jméno, příjmení, telefonické spojení, e-mailová adresa.

IV. Dotazník spokojenosti zákazníka v rámci programu „Ověřeno zákazníky“

   Spokojenost zákazníka s nákupem zjišťujeme prostřednictvím e-mailových dotazníků v rámci programu Ověřeno zákazníky, do něhož je náš e-shop zapojen. Ty  zasíláme pokaždé, když u nás zákazník nakoupí, pokud ve smyslu § 7 odst. 3 zákona č. 480/2004 Sb. o některých službách informační společnosti jejich zasílání příslušnou volbou v  průběhu nákupního procesu neodmítne. Zpracování osobních údajů pro účely zaslání dotazníků v rámci programu Ověřeno zákazníky, který spočívá ve zjišťování  spokojenosti zákazníka s nákupem u nás, provádíme na základě udělení souhlasu subjektu údajů. Pro zasílání dotazníků, vyhodnocování zpětné vazby a analýz našeho tržního postavení využíváme zpracovatele, kterým je provozovatel portálu Heureka.cz, společnost Heureka Shopping s.r.o.,  Karolinská 650/1, 186 00 Praha 8 – Karlín,  Česká republika, C 218977 vedená  u Městského soudu v  Praze, IČ: 02387727 DIČ: CZ02387727. Této společnosti v rámci zpracovávaných osobních dat předáváme informace o zakoupeném zboží a  e-mailovou adresu zákazníka. Osobní údaje zákazníků nejsou při zasílání e-mailových dotazníků předány žádné třetí straně pro její vlastní účely. Proti zasílání e-mailových dotazníků v rámci programu Ověřeno zákazníky může zákazník  kdykoli vyjádřit námitku odmítnutím dalších dotazníků pomocí odkazu v e-mailu s dotazníkem. V případě uskutečněné námitky za strany zákazníka dotazník nebudeme dále zasílat. Doba zpracování osobních údajů je v tomto případě 3 roky.

V. Cookies

   Správce používá v rámci svých webových stránek tzv. cookies.  Cookies jsou krátké textové soubory vytvářené webovým serverem a ukládané v počítači prostřednictvím prohlížeče. V případě, že se uživatel prohlížeče vrátí na stejný web, prohlížeč pošle uložený textový soubor, tedy cookie, zpět a server získá znovu informace, které si u něho předtím uložil. Správce používá cookies hlavně z důvodu, aby mohl poskytovat co nejkvalitnější služby podle individuálních potřeb zákazníka. Cookie v žádném případě nemůže serveru poskytnout žádná data z pevného disku, neprozradí mu emailovou adresu ani žádné jiné informace o uživateli prohlížeče.

   Souhlas s použitím cookies je dobrovolný a v případě jeho neudělení není webová stránka Správce žádným způsobem omezena.

Další příjemci osobních údajů

    V případě nutnosti předání osobních údajů zákazníka za účelem plnění smlouvy a všech povinností z tohoto plnění vyplývajících, je v určitých případech potřebné spolupracovat i s jinými společnostmi, které plní úkoly pro správce. Správce osobních údajů si pečlivě vybírá své partnery, kterým osobní data svěřuje a kteří jsou schopni zajistit takové technické a organizační zabezpečení osobních údajů zákazníků, aby nemohlo dojít k neoprávněnému nebo nahodilému přístupu k  údajům či k jejich jinému zneužití.

   Zejména se jedná o  smluvní dopravce (Česká pošta, DPD, PPL), servisní partnery resp. dodavatele, dále subjekty podílející se na realizaci plateb na základě kupní smlouvy, subjekty zajišťující technické služby související s provozem e-shopu, včetně provozu software a ukládání dat. Osobní údaje zákazníků jsou těmto subjektům předávány vždy pouze v rozsahu, který  je  nutný pro  daný účel zpracování – tj. plnění smlouvy vč. doručení  zboží, popř. realizaci platby za zboží, uplatnění nároků z vad dodaného zboží. Rozsah zpracovávaných údajů: jméno, příjmení, obchodní firma, telefonické spojení, e-mailová adresa, adresa bydliště, identifikační číslo podnikající fyzické osoby a daňové identifikační číslo podnikající fyzické osoby, údaje o zakoupeném či reklamovaném zboží.

    Příjemci osobních údajů zpracovávaných za účelem plnění povinností vyplývajících z právních předpisů můžou být dále orgány finanční správy či jiné příslušné úřady v případech, kdy tak správci ukládají obecně závazné právní předpisy.

   Správce nepředává osobní údaje zákazníků do třetí země (do země mimo EU) nebo mezinárodní organizaci.

Podmínky zabezpečení osobních údajů

   Osobní údaje jsou plně zabezpečeny proti zneužití, odcizení a nedovolené manipulaci. Ke všem osobním údajům a s nimi spojeným databázím je omezený přístup. Přístup je umožněn pouze pověřeným osobám, které byly proškoleny v oblasti ochrany osobních údajů a bezpečnosti dat. Tyto osoby jsou rovněž vázány povinností mlčenlivosti a ochrany důvěrných informací. Správce osobních údajů - prodejce  Vladimír Boreš VIACO prohlašuje, že  přijal veškerá vhodná technická a organizační opatření k zabezpečení osobních údajů.

Práva subjektu údajů

   Subjekt údajů (zákazník) má právo kdykoli podat návrh na zahájení řízení na Úřad pro ochranu osobních údajů České republiky (www.uoou.cz), pokud se domnívá, že zpracováním jeho osobních údajů bylo porušeno či je porušováno nařízení nebo že je přímo dotčen na svých právech stanovených Nařízením GDP či příslušnými právními předpisy. Subjekt údajů má vůči správci (provozovatel obchodu) právo  požadovat přístup k osobním údajům, na opravu osobních údajů, na vymazání osobních údajů,  na omezení zpracování osobních údajů, právo na přenositelnost osobních údajů a  právo podání námitky proti zpracovávání osobních údajů.

Právo na přístup  znamená, že si zákazník může kdykoli požádat o  potvrzení vystavené provozovatelem, zda osobní údaje, které se ho týkají, jsou či nejsou zpracovávány, a pokud jsou, pak za jakými účely, v jakém rozsahu, komu jsou zpřístupněny, jak dlouho je provozovatel bude zpracovávat, zda má zákazník právo na opravu, výmaz, omezení zpracování či vznesení námitky, odkud provozovatel osobní údaje získal a zda dochází na základě zpracování osobních údajů zákazníka k automatickému rozhodování, včetně případného profilování. Zákazník má právo získat kopii svých zpracovávaných osobních údajů, přičemž první poskytnutí je bezplatné, za další poskytnutí pak může prpvozovatel požadovat přiměřenou úhradu administrativních nákladů.

   Právo na opravu znamená, že zákazník  může provozovatele kdykoli požádat o opravu či doplnění svých osobních údajů, pokud by byly nepřesné či neúplné.

  Právo na výmaz znamená, že provozovatel musí vymazat osobní údaje zákazníka, pokud  již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovány,  zpracování je protiprávní, zákazník vznese námitky proti zpracování a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování, nebo to provozovateli ukládá zákonná povinnost. Právo na výmaz se netýká osobních údajů, které provozovatel potřebuje pro splnění povinností udělených mu zákonem, nebo k ochraně svých oprávněných zájmů.

  Právo na omezení zpracování znamená, že dokud provozovatel nevyřeší jakékoliv sporné otázky ohledně zpracování  osobních údajů zákazníka, musí omezit zpracování osobních údajů zákazníka tak, že tyto údaje může provozovatel mít pouze uloženy a případně je může použít z důvodu určení, výkonu nebo obhajoby právních nároků.

  Právo vznést námitku znamená, že zákazník může vznést námitku proti zpracování  osobních údajů, které provozovatel zpracovává pro daný účel.

   Právo na přenositelnost údajů znamená, že zákazník může požádat o předání svých zpracovávaných osobních údajů ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu jinému Správci. Podmínkou pro využití tohoto práva je možnost technické převoditelnosti.

   Pro získání informací, týkajících se bezpečnosti ochrany osobních údajů, způsobu jejich užívání a využití práv subjektu osobních údajů, může zákazník Správce kontaktovat na adrese viaco@viaco-elektro.cz, popř. písemně zasláním dopisu na adresu sídla společnosti..

    Pokud zákazník uplatní některé z práv subjektu údajů má provozovatel právo žádat prokázání totožnosti subjektu údajů. Žádost o přístup k osobním údajům tak musí být zaslána z e-mailové adresy žadatele. Bude-li žádost podána jinou formou, či z jiné e-mailové adresy, má provozovatel právo požadovat dodatečné ověření formou odpovědi na ověřovací e-mail. V případě, kdy žadatel neprokáže svou totožnost do 14 dnů od zaslání ověřovacího e-mailu, nebude jeho žádost na uplatnění práv subjektu údajů přijata.

   Uplatní-li subjekt údajů některé ze svých práv, je správce povinen odpovědět do 30-ti dnů od obdržení žádosti.

Souhlas se zpracováním osobních údajů

    Souhlas se zpracováním osobních údajů je svobodný, konkrétní, informovaný a jednoznačný projev vůle, kterým subjekt údajů dává prohlášením či jiným zjevným potvrzením své svolení ke zpracování svých osobních údajů. Jde o aktivní a dobrovolný projev vůle subjektu údajů.  Zákazník  má  právo svůj souhlas kdykoliv odvolat, a to na e-mailové adrese viaco@viaco-elektro.cz, popř. písemně zasláním dopisu na adresu sídla společnosti.

Totožnost a kontaktní údaje správce:

   Správcem osobních údajů (provozovatel obchodu - prodejce) je obchodní firma: Vladimír Boreš VIACO, se sídlem: Dr. Milady Horákové 531/90, 460 07, Liberec, Identifikační číslo: 11435259, zapsaná v obchodním rejstříku vedeném u Krajského soudu v Ústí nad Labem, oddíl A, vložka 13839

Kontaktní údaje správce:

Vladimír Boreš VIACO, Dr. Milady Horákové 531/90, 460 07, Liberec.

Adresa elektronické pošty: viaco@viaco-elektro.cz, telefon: 485110088

Správce nejmenoval pověřence pro ochranu osobních údajů.